Biroul Achiziţii este condus de un Şef de birou subordonat Directorului General Administrativ, iar activitățile desfașurate în cadrul acestui birou respectă Procedura Operațională privind Desfășurarea  Achizițiilor publice în cadrul Universităţii din Pitești. Personalul din cadrul acestui birou are, conform Procedurii Operaționale privind Desfășurarea  Achizițiilor publice în cadrul Universităţii din Pitești, în principal, următoarele atribuţii:

• respectă cerinţele legale în vigoare privind modul de realizare a achiziţiilor publice, procedurile de atribuire a contractelor de achiziţie publică, instrumentele şi tehnicile specifice care pot fi utilizate pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică, cu scopul alinierii la cadrul legal necesar pentru a realiza achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări, în condiţii de eficienţă economică şi socială, cu respectarea principiilor prevăzute de Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;
• elaborează Programul anual al achiziţiilor publice în conformitate cu necesităţile obiective şi priorităţile comunicate de celelalte structuri ale universităţii, în funcţie de fondurile care urmează să fie alocate prin bugetul anual;
• iniţiază şi aplică procedurile de achiziţie publică, în conformitate cu legislaţia în vigoare, cu procedurile interne şi cu planul de achiziţii;
• asigură întocmirea documentaţiei de atribuire (după caz, întocmirea caietului de sarcini, colaborează cu specialişti din structurile universităţii), a formelor de comunicare (publicitate) şi transmite organismelor abilitate cu verificarea şi monitorizarea achiziţiilor documentele prevăzute de legislaţia specifică;
• preia de la comisiile de evaluare documentele procedurii de achiziţie publică şi acţionează în conformitate cu dispoziţiile legislaţiei în materie pentru finalizarea achiziţiei sau anularea procedurii, după caz;
• gestionează activităţile privind depunerea de contestaţii şi colaborează cu Compartimentul Juridic al universităţii în scopul soluţionării acestora;
• centralizează datele şi cerinţele structurilor aplicând programului de achiziţii – proceduri etc.;
• centralizează datele în vederea respectării pragurilor valorice privind procedurile de achiziţie conform dispoziţiilor legale în vigoare;
• verifică documentaţiile promovate de către furnizori, prestatori şi executanţi;
• întocmeşte documentaţia specifică de plata privind lucrările recepţionate parţial sau total;
• contribuie la consolidarea şi dezvoltarea bazei materiale a instituţiei prin asumarea şi ducerea la îndeplinire a sarcinilor ce revin pe linia îndeplinirii planului de achiziţii;
• primeşte produsele de la delegaţii furnizorilor în conformitate cu angajamentele rezultate din contractele/comenzile încheiate de către ofertanţi cu universitatea şi, ulterior, după efectuarea recepţiei cantitative şi calitative asigură distribuirea produselor către beneficiarii interni;
• rezolvă orice alte lucrări sau desfăşoară activităţi în domeniul achiziţii la solicitarea conducerii Universităţii;
• monitorizează achiziţiile şi dotările pe beneficiari: facultăţi, catedre, servicii, alte compartimente şi pe surse de finanţare;
• întocmeşte documentele necesare bunei desfăşurări a procedurilor de achiziţii publice (caietul de sarcini, anunţul de participare, anunţul de atribuire, nota de estimare a contractului de achiziţie etc);
• Respectă Procedura operațională de Achiziții publice a UPIT.

Șeful de birou Achiziții întocmește graficul săptămânal de activități pentru întreg personalul Biroului Achiziții și îl prezintă, în ziua de luni următoare săptămânii de raportare,  Directorului General Administrativ pentru validarea pontajului.